恒丰期刊
●浩森时贷 苑璟瑛
OA，即Office Automation，办公自动化。办公自动化系统建设的目的是在企业管理体制的基础上，通过开发和运用信息资源，促进企业经营管理和日常办公的规范化，最终达到提高管理工作效率、节约工作成本、增强员工交流和沉淀企业知识的目的。
OA协同系统将计算机网络的功能和现代化办公有机结合起来，是社会经济发展和信息化的产物，是企业信息化建设中的一项重要内容，也是实现企业管理提升的主要技术手段之一。在工作执行中，不管是日常办公、会议安排还是业务处理、部门协作，OA行政管理的合理应用让各个环节高效执行，真正实现了公司数字化办公模式。
与后台技术“强强联合”，实现工作流程规范化
以我们公司浩森时贷为例，公司内部有强大的后台体系，涵盖了从业务系统、风险系统到财务和人事系统的方方面面，基本实现各部门多个工作环节的无缝对接，并通过数据化管理和系统化运作，实现了业务过程的数字化。但在实际运用中，因为各个板块各个部门的信息繁多交错及后台权限问题，不少同事在业务数据调取、使用的过程中出现调取时间久、数据有误差、部门间推诿等问题。虽然有公司强大的后台技术保障，却因使用流程导致工作效率降低，未免得不偿失。
OA行政系统的运用完美解决了这一难题。后台系统里虽然有各部门所需的各种资料，但因权限和管理问题，系统数据的提取是按一定的管理流程进行流转的，它包括需求整理、对应主管领导批示、对应部门办理、相关部门阅览以及新数据归档等多个环节。OA系统可以让后台系统中的所有审批过程都能实时呈现和及时跟踪，而且通过OA系统的电子流程，可以减少很多人为因素的干扰，实时跟踪某项工作或某个文件的办理状态，同时计算机处理的手段确保了信息的准确性和可靠性，最终达到工作管理的制度化和规范化。
助力规范管理，降低管理成本
在公司发展过程中，通过不断的发展扩张，事业版图也会在多地不断延展。随之而来的多元化行政管理，也是影响工作推进、公司发展的一大问题。各分公司、各服务网点之间的实时沟通、公司决策的上传下达、各地区工作进展的信息共享等如何第一时间到达目标接收方，都与公司各板块的运行息息相关。统一管理的OA行政系统是平衡公司多地区发展的关键。
不管是流程管理、知识管理还是目标绩效、项目任务管理，OA系统有标准化的信息发布、通知公告、业务专栏、报表数据和邮件系统等模块，向公司各地所有员工传达、发送有关经营管理、最新通知、企业动态和规章制度等信息，通过系统发布的各种信息资源，既能上通，也能下达，加强人员的管理与沟通。此外，OA系统的电子流程，可以减少很多人为因素的干扰，实时跟踪某项工作或某个文件的办理状态，而且计算机处理手段可以确保信息的准确性和可靠性，要经过谁审批、依据什么审批、审批的意见如何，都需要按步骤、按要求进行，整个流程一目了然，责任明确，确保了企业管理的制度化和规范化。
查漏补缺，完善公司管理制度体系
随着OA系统的全方位规范运用，浩森基本实现了制度流程化、流程表单化和表单可视化。但是原有的管理制度有些审核、审批和监管过程不适于流程的设定或通过流程设定已进行了简化，需要结合工作实际进行补充、修改和完善。在OA推进过程中，这些问题更加凸显，实时提醒操作者对相关制度进行更新完善。比如，产品研发与优惠活动上线的制度与流程、信息发布需求的管理流程、设计输出的审批流程，都是我们在OA运动过程中发现需要完善的内容。
公司需要通过进一步健全管理制度，优化管理流程来改进和消除OA系统应用过程中出现的各种问题，整个管理水平与制度规范在OA系统建设和应用过程中才能得到有效提升。同样，随着公司管理水平的提升，对OA系统完善、更新的要求和需求也进一步增加，在精细化管理成为可能的同时，促进了公司管理信息化的升级和成长，进入企业管理和信息化不断进步的良性循环过程，达到OA系统对企业管理提升的真正作用。
“快乐地办公、简单地工作”，OA协同的应用不仅给浩森员工带来了观念和意识上的变革，也促使管理模式上的转变；还会促使长期工作成果的沉淀，为公司形成了无形的资产和知识累积。这，就是公司运行OA系统的完美结果。
