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流程建设助推恒丰标准化体系步伐

●恒丰集团  运营中心

制度管人,流程管事。在知名、规模企业中都具有本公司特色的、运行成熟的标准化体系,例如地产行业的龙头企业——万科的标准化管理,自成一系的产品标准,在行业独树一帜;又如丰田汽车的标准化生产管理,精益化管理深入人心。标准化体系搭建、流程再造是恒丰集团2020年重点推进工作之一。

2020年初的恒丰集团工作总结计划会上,集团总裁提出2020年为流程再造主题年,强调流程建设是工作标准化的基础实施基石,是恒丰标准化道路关键步伐的理念。在上半年疫情防控期间,集团亦将流程再造工作充分贯彻落实,要求集团公司各部门和各关联公司(以下统称各公司)进一步强化内部管理、规范业务运作,充分利用远程居家办公时机,从质量、成本、效率、服务的角度,系统全面对现有制度流程进行梳理、优化、再造。

上半年,各公司流程建设工作成效显著,通过查漏补缺,及时废止不符合实际操作的文件,共完成规范化文件1273份,其中新编286份、修订284份,废止703份。可以说:流程的更新迭代给现有制度注入了新的动力,业务操作焕发了新活力。

但是,勿容讳言,各公司仍然存在流程未全覆盖所有业务、流程编写缺漏步骤、部门间业务接口不清晰、各层面员工对流程理解不深不透等现象,为实现流程的全面性、可行性、有效性、创新性、规范性,通过立足各职能专业角度,重新梳理内部流程,确保公司各项业务都有标准可依,具备落地实施条件,工作循序进入规范标准化管理,减少因人为因素造成的失误或损失,节省公司成本;让员工按规范办事,按标准要求自己;对不足之处予以改进,为企业运营管理添砖加瓦。集团总裁室提出流程评审会议的形式,树立各公司主要负责人的企业发展全局观及精细化管理理念;全面检验各公司的流程的科学性、合理性、可操作性;各公司负责人更好地理解各自业务范畴、业务接口,使之更好引领部门及公司走上标准化道路。

81-2日工作流程评审会如期举行。会议结束后,运营中心对流程评审会议进行全面复盘。

评审会对各公司负责人答辩的逻辑性、流畅性、准确性、说服力等进行了考量,实现了评审会议的部分目标。但是,执行过程也暴露了部分问题:

第一,“流程评审会实施方案”对细节把关不全面,未对演讲环节、答辩流程、评审要求进行详细的阐述,导致在演讲过程中,演讲者讲解情况不一致;演讲者讲述内容标准不统一,也导致后续打分无法按原方案评分标准进行评定。

第二,在流程评审会组织上也存在考虑不周,未对评审团抽签、答辩环节进行预演,导致评审提问与答辩环节重叠,答辩时间不足;评审提问的数量不一,导致答辩者存在多说多错,少说不出错情况;未对系统操作进行模拟,导致实操过程中存在文件无法同时打开、卡顿等情况。

此次流程评审会对于集团是一次全新尝试,没有经验可借鉴,但为集团总裁室决定于111日召开第二次流程评审会提供了以下经验:

魔鬼都在细节,细节决定成败

在下一次流程评审会上,统一讲解答辩程序,统一评审标准,降低提问随机性,确保各环节细则清晰明确,提前预留充分时间至评审团成员浏览流程文件。

推陈出新,逐步迭代

通过理顺各部门、各关联公司工作业务交圈、衔接环节,建立高效科学的流程体系,划分权责,避免互相推诿、扯皮。

企业标准化建设之路并非一蹴而就,流程建设也是不断更新迭代的过程,只有通过及时沉淀成功、值得借鉴的经验,累积优秀的成果,与时俱进,跟上企业发展步伐,形成统一规范标准,才能更好地助力企业在标准化道路加速前进。(完结)

 
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